根据国家《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等有关政策法规，特制定我校档案利用制度如下：

一、本单位各归档部门需要利用本部门所归档案，原则上由兼职档案员负责办理并进行登记；利用非本部门所归档案，需进学校内网/网上事务大厅提出档案利用申请征得归档部门或档案部门负责人同意后，方可开展利用服务。

二、外单位利用档案，需持单位正式介绍信及经办人有效身份证件，经归档部门或档案部门负责人批准后，方可提供利用服务。

三、校友利用档案，需提供个人有效证件或学历证明；委托他人查询的，需有当事人、委托人的双方有效证件和委托书。

四、港澳和台湾同胞、外国机关或个人需要利用学校档案，需经市主管部门的介绍和审批，并由档案馆通过学校内网/网上事务大厅提出档案利用申请,征得学校档案工作分管领导同意。

五、向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对该部分档案享有优先利用权。

六、查阅档案一般在阅档室进行，如需摘抄的，摘录档案应原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号，摘录人姓名和摘录日期，经档案人员复核并盖章；如需复制的，在内容允许的前提下，由档案人员复制或监督复制，盖有档案部门印章的复制件，具有与原件同等效力。

七、一般情况下档案不得外借，只限在阅档室；跨校区外借档案原件、本校区外借重要档案原件及利用珍贵档案原件，需进学校内网/网上事务大厅提出档案利用申请征得归档部门或档案部门负责人同意；借阅档案时间一般不超过两周，如需继续使用应办理续借手续，档案外借期间不得转借，应妥善保管，自觉保护档案安全。

八、凡查阅利用档案的，应予以保密承诺。在阅览档案过程中，不得有污损、拆卷、抽页、涂改、剪裁、圈划、眉批等损坏行为；不得擅自复制、摘抄或将档案带出阅档室；不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关的内容；一旦发现上述情况，按档案法规有关规定严肃追查、处理。

九、重要珍贵历史档案一般不提供原件利用，只提供备件及复制件，如有特殊需要使用原件的，需进学校内网/网上事务大厅提出档案利用申请征得归档部门负责人或档案部门负责人同意。

十、档案利用结束后，填写《档案利用登记表》留档案部门存查；档案馆每一年对档案利用情况进行一次统计分析。

十一、借出档案归还时，借还双方应当面检查核对档案无缺损后，方可办理归还注销手续。

十二、凡外出工作和调离学校的工作人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。