为全面贯彻落实总体国家安全观，深入推进高校档案安全保密工作，切实增强学校档案安全保密意识，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法，特制订本规定。

一、切实履行档案安全保密责任制

1.学校涉密单位（部门）要贯彻落实党和国家保密工作方针政策和保密法律法规，组织落实保密宣传教育工作和开展各类保密培训，建立保密工作机制；

2.领导干部带头遵循保密纪律，学习掌握档案保密知识技能，履行档案安全保密领导责任，强化安全责任落实；

3.档案工作人员应提高安全保密意识，严格执行档案各项规章制度，认真履行工作程序，正确处理好保密和利用的关系，维护档案的完整与安全。

二、做好档案文件安全保密管理

1.档案人员在接收、登记时应和普通文件分开立卷，单独存放，特殊管理，妥善保管，不得在办公室随意堆放；

2.需要归档的密件，实行以件归档，应当在案卷封面或者首页上做出与密件密级和保密期限相同的标志；

3.涉密档案与非涉密档案需分别保管，建立涉密档案动态管理台账，做好涉密档案的流转交接使用记录；

4.档案人员不得擅自将档案文件资料带离岗位，确有工作需要，应经部门领导审批。

三、落实电子档案安全保密要求

1.加强计算机网络管理，做好档案数据库安全保密工作，配置涉密档案专用计算机，脱机保管，严禁与公共信息网络相连；

2.在校内网站发布信息要严格按照等级要求、审批流程，规范操作；涉密档案文件不通过网络传输，采用线下渠道流转；

3.处理涉密档案文件，需指定专人在专用设备上进行，涉密电子文件要存储在涉密计算机中，并定期开展安全保密检查；

4.对存储在磁盘、光盘上的电子档案，要做好防消磁、防损坏工作，定期开展检查并翻刻或异质异地备份，确保档案数据安全；

5.加强档案人员权限控制，确保保密数据只能被有权限的人查阅、使用，防止涉密档案非法外传。

四、加强档案利用中的安全保密

1.利用档案需遵守《档案借阅利用制度》，按照流程和手续办理；档案原件一般不外借，对确实需要借出的，需经有关领导批准，并在规定时间内归还；

2.利用档案文件，禁止涂划、撕毁、篡改和未经许可的复制、拍摄行为，严禁转借他人，避免发生档案损坏和泄密事件；

3.档案利用应根据档案密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续，涉密档案利用严格按规定审批办理手续，并严格控制接触范围；

4.借阅人要对档案的安全负责，妥善保管，防止失密；对于机读档案，要设置好查阅及下载权限；

5.档案人员及借阅人员不得将保密档案的内容随意泄露给他人，利用完毕后，借还双方应当面清点、检查，发现问题及时报告处理。

五、档案信息化安全保密管理

1.做好档案信息化建设过程中的保密工作，严格信息系统和设备保密管理，采用访问控制、边界安全防护等措施，严禁违规连接互联网及其他非涉密网络；

2.档案数字化加工，遵循国家数字化外包安全管理规范，慎重选择外包公司，签订相关保密协议和安全承诺书；

3.涉密档案资料的数字化需在专门场所进行，确保监控设备完备，并派专人全程监管；

4.涉密档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

六、档案库房与设施设备安全保密管理

1.做好档案库房安全保密工作，档案库房保持整洁，不得存放闲杂危险物品，加强“八防”措施；

2.指定专人负责库房管理，制定并执行贯彻好库房管理各项制度，除业务人员外，其他人员未经许可一律不得进入库房；

3.档案库房和保险柜钥匙要有专人保管，不得转借他人，发现丢失，应及时采取措施；

4.从严落实库房安全保密经常性监督检查和重大节假日覆盖式监督检查制度，坚决筑牢档案安全屏障；

5.库房涉密档案应相对集中保管，规范排架，条件允许的进保险箱存放，确保不失密、不泄密；

6.档案库房和涉密场所配备防盗、火灾报警、消防设施，配备监控器、保险柜、碎纸机等设备；

7.做好保密设备设施维修监管，请外单位来人维修的，应有责任科室现场监督；送外维修的，应当拆除信息存储部件，送定点单位维修。

七、其他

1.开展档案编研，要提前确认编研所涉及的材料是否涉密，如有涉密内容、敏感内容必须进行技术处理、删除；

2.保密期限已满的档案要及时解密，档案公开前要做好信息公开保密审查工作；

3.所有档案均不得擅自销毁，销毁档案文件必须严格履行销毁手续，销毁人及监销人要对档案内容的安全负责；

4.涉密载体必须送交专门的销毁机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁，档案销毁的登记、审批记录应长期保存备查。