（经2021年第13次校长办公会议审议通过）

第一条为推进声像档案管理现代化，发挥声像档案在学校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海立信会计金融学院章程》、《上海立信会计金融学院档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际，特制定本细则。

第二条声像档案是学校档案的重要组成部分，它真实记录学校各个时期的发展和变化情况，具有重要的查证作用和历史参考价值，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。

第三条声像档案是指在学校各种重要管理活动中产生的、具有保存价值的、以磁性材料和感光材料为载体，以声音和影像为主要表现形式，辅以文字说明的历史记录，如照片、录音、录像制品、影视片、光盘等。

第四条声像档案应遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密的基本原则。档案馆负责制定声像档案管理制度,负责指导和检查学校所属机构的声像档案形成、收集、整理、著录、归档工作，各归档部门必须接受档案馆的监督、检查和指导。

第五条 归档要求

1.声像档案应能较好地概括反映客观事实、突出重点，归档的照片、音频、视频、光盘等文件，都要附以文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。

2.反映同一内容或场景的声像材料，应选择其中1件具有代表性和典型性的归档，所选的声像材料应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明、影像清晰、人物端正、声音清楚、画面完整，归档的数码照片原则上应为原件，经过修改的不能作为档案归档。

3.应以通用或开放格式收集、存储并归档声像档案材料电子文件。机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档；数码照片类静态图像，应将其转换为JPEG、TIFF格式；视频类动态影像文件格式为MPEG、MP4、FLV、AVI等；音频类文件格式为WAV、MP3等。

4.声像档案的档号编制，采用“全宗号+年度+分类号+案卷号+件号”模式，具体分类如下：

SX12——照片SX13——视频

SX14——音频SX15——光盘

SX16——录音录像带 磁带SX17——幻灯

SX18——缩微胶卷SX19——其他

第六条 归档范围

1.反映学校主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

2.学校主办或承办的重大活动、重要会议产生的声像材料；

3.学校召开的各类代表大会及重要会议与活动，如党代会、教（工）代会、校庆庆祝会、各类先进表彰大会等声像材料；

4.上级领导来校视察、检查和指导工作的声像材料；

5.著名人物、国际友人、兄弟院校代表团来校参加重要活动或参观访问等声像材料；

6.本校历届领导班子成员任职期间工作照，参加教学、科研等活动的声像材料；

7.各类媒体报道、宣传、采访校领导、教授、学者等声像材料；

8.反映学校历史，记录学校校址变迁、校园风光、校容校貌、校内景点、标志性建筑等声像材料；

9.记录学校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

10.反映思想教育、课堂教学、教学实践、论文答辩、教学评估与竞赛活动、毕业生合影等声像材料；

11.反映学校重大科研项目评审、重要学术活动场面、研究成果展览等声像材料；

12.反映各类外事活动、国际会议、外籍师生在本校学习、工作、生活等声像材料；

13.反映重大仪器设备安全调试运行、教学装备试验、重点实验室建设等声像材料；

14.反映学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料；

15.反映学校承办的各类文艺汇演、校外艺术团来校演出、各类社团活动及成果展览、运动会、各项体育赛事等声像材料；

16.记录学校、教职员工、学生在各类评比、表彰、竞赛活动中获得的各类奖状、奖品、证书、证章等声像材料；

17.反映学科带头人、学术带头人、教学名师、劳动模范、先进工作者、著名校友等声像材料；

18.其他具有保存价值的声像材料。

第七条 归档方式及程序

1.声像档案采用双线归档方式。声像档案电子文件通过学校声像档案系统进行在线归档，对已在线归档声像档案材料通过存储到脱机载体上进行离线归档；对于特殊需要冲印的照片，冲印的原件按双套制要求归档保存。

2.声像档案遵循“谁主办、谁归档”的原则，采用部门立卷归档制度，各立卷单位根据本部门声像档案的实际产生情况按要求归档。

3.兼职档案员负责对本部门声像档案电子文件进行在线归档，经部门分管领导审核后，提交专职档案员审核，审核通过后由专职档案员归档入库；兼职档案员参照本部门所归的电子声像档案，对在线归档声像材料以活动为单位建立文件夹，离线方式向档案馆移交，确保声像档案的真实、完整、可用、安全。

第八条 归档时间

声像档案材料在形成之日起3个月内通过声像档案管理系统完成在线归档；通过特定载体进行离线归档的声像档案材料，应及时整理制作，最迟在次年6月底前完成归档。

第九条 保管和利用

1.档案馆负责对声像档案进行科学分类和编目，编制必要的检索工具，以便保管和利用。

2.定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好，防止数据丢失，确保声像档案信息安全。

3.做好声像档案保护，应根据其载体特性的要求，配置恒温、恒湿及防粘、防磁化等设施，并重点做好“八防”保护措施。

4.借阅利用声像档案，按照本校档案利用规定和审批流程执行；声像档案实体原则上不提供外借，确实需要借阅的，由档案馆工作人员翻印、翻录。

第十条 存储与备份

采用在线离线相结合的存储备份方式。通过声像档案系统在线归档的，由系统自动进行在线存储与备份；兼职档案员负责对已归档的声像档案通过光盘、移动硬盘等方式移交档案馆后自主进行离线备份；档案馆对接收的离线备份声像进行异地存储与备份。

第十一条 附则

1.本细则由校档案部门负责解释。

2.本细则自发布之日起施行。