（经2020年第35次校长办公会议审议通过）

第一章　总　则

第一条为提高档案现代化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》和《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，制定本管理办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将档案事业纳入学校整体发展规划，在人员、经费、库房、设备等方面对档案工作给予保证，确保档案工作与其他各项工作协调发展。

第四条档案工作实行统一领导、分级管理的原则。学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责对学校各单位档案工作实行监督、指导和检查。

第二章　档案机构、人员及职责

第五条学校设置档案工作领导小组，主持全校档案工作。其职责为：

（一）贯彻执行上级档案工作的法律法规及审定学校有关档案工作规章制度；

（二）研究档案工作的重大事项；

（三）审定档案工作奖惩事项。

第六条学校档案馆基本职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动；

(十)保守档案机密，做好档案的保护工作。

第七条学校档案馆配备专职档案员若干人，其工作职责为：

(一)组织落实档案工作任务，努力实现档案管理的标准化、规范化和科学化；

(二)督促指导兼职档案员开展立卷归档工作，对各单位移交的档案做好接收入馆审查；

(三)做好档案的分类、编目、登记、保管、统计、鉴定等日常管理工作；

(四)指导兼职档案员开展档案信息化工作，并进行检查验收；

(五)积极开发档案信息，负责编制检索工具，承办借阅事宜，主动提供档案利用服务；

(六)负责档案业务建设和档案的安全保密等工作。

第八条各立卷部门应明确一位负责人分管本部门的档案工作，并指定一名兼职档案员。

(一)各部门分管领导职责

1.带头执行学校档案工作各项规章制度，支持兼职档案员开展工作，为档案工作开展提供必备条件；

2.审定本部门立卷的档案，把好归档材料的质量和数量关，确保档案齐全完整；

(二)兼职档案员职责

1.贯彻落实学校档案规章制度，向本部门师生员工宣传档案工作，提升档案全员意识；

2.负责本部门预立卷工作，做好归档文件材料的收集、整理、归档，积极开展档案数字化工作；

3.积极参加档案培训活动，支持、配合专职档案人员开展工作；

4.按照学校档案利用规定，负责本部门档案借阅利用申请，办理借阅利用手续；

第三章 档案管理

第九条学校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，有利于开发利用。

各单位及个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定归档移交，任何集体和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第十条学校档案工作实行部门立卷归档制度，文件材料由形成部门按要求进行整理组卷并向档案馆移交。科研档案也可由课题组负责立卷归档。

第十一条实施档案现代化管理，推进档案管理系统与OA系统及业务系统衔接，建立电子档案数据库；电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规；归档电子文件与纸质档案双套并行；归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

第十二条学校档案包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、学生、专题、声像、人物、实物等14大类。归档范围为：

(一)党群类：主要包括学校党委、纪委、组织、宣传、工会、团委、民主党派等方面的各类材料；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括学校行政工作中形成的各类材料；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(四)科研类：科学技术研究立项、准备阶段、研究阶段、总结鉴定阶段、成果申报阶段、应用转化阶段形成的各类文件材料。

(五)基建类：项目建设中关于征用土地、动拆迁、项目立项阶段、项目设计阶段、施工阶段、竣工阶段各类材料以及竣工图、声像资料等；

(六)设备类：主要把包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

(七)出版类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

(八)外事类：主要包括出国考察、国际会议、进修访学、校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；

(九)财会类：主要包括会计综合性管理文件、报表、账册、凭证、工资清册等；

(十)学生类：主要包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等；

(十一)专题类：校庆、教学评估、巡视等重大活动中形成的各类材料或是按照上级要求需作为专题归档的各类材料；

(十二)声像类：记录和反映各项工作活动过程，以磁性材料和感光材料为载体（照片、视频、音频、底片、幻灯片、录音带、录像带、磁盘、光盘、硬盘等）的历史记录和配套文字材料；

(十三)人物类：知名人物生平传记材料、创作材料、公务和社交活动材料、经济材料、评价材料、音像材料等；

(十四)实物类：学校自形成以来使用过的牌匾，获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书、纪念品，领导、知名人士题词字画等。

第十三条不归档的文件材料有：参考性文件、未定稿的文件、重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件、未生效文件及非本单位（部门）发出的文件。

第十四条归档时间和移交手续：

1.党群、行政、外事、出版类档案以及教学、科研、设备、基建、财会等门类档案的管理性文件，于次年六月底前归档；

2.教学档案在完成一个培养周期后，于次学年寒假前归档；

3.科研、基建档案在项目(工程)完成通过鉴定验收后三个月内归档；

4.财会档案中的凭证、帐册和工资清册等会计核算材料，由财务部门保管一年，期满后的六月底前再移交到档案馆；

5.声像档案电子文件在形成之日起三个月内完成在线归档，通过特定载体进行离线归档的声像档案材料，最迟在次年六月底前完成；

6.重要活动形成的材料，于活动结束后一个月内归档。

7.立卷部门按时向学校档案馆移交档案，档案馆负责对归档材料进行检查、验收。接收档案必须履行移交手续，移交清单内容详尽准确，一式两份，经交接双方签字后各执一份备查。

第十五条学校档案馆对档案进行分类、编号和排列等系统化处理。分类方法按《上海立信会计金融学院档案实体分类方案》执行。

第十六条严格执行库房管理的安全保密制度，配置温湿度控制及“八防”等设施设备。

第十七条档案不得随意堆放，应按规定存放有序，严防毁损、散失和泄密；特殊载体和重要、机密档案专柜存放。

第十八条学校档案馆对保管期限已满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。

第十九条学校档案馆配备专人负责日常保管工作：

1.对档案的收进和移出，全宗和案卷数量，档案的利用、销毁和库内各种数据等情况进行统计，按时向上级报送档案统计年报。

2.对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，遇有特殊情况应立即向校领导报告，及时处理。

3.做好档案库房的日常安全检查，遇节假日、寒暑假全面排查安全隐患。

第四章　档案的利用

第二十条依照程序组织实施对应向学校和社会开放档案的提供利用。建立健全档案借阅制度，不断优化利用规则和审批流程，创新服务形式，强化服务功能，积极为档案利用创造条件，简化手续，提供便利。

(一)单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。区分不同利用对象的档案利用审批流程；部门借阅利用档案原则上由兼职档案员负责；积极开展档案线上服务，做好身份认证，确保档案传递途径安全。

(二)电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

(三)向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

(四)一般在阅览室查阅，档案借出须办理登记手续，限期归还，健全催还制度。复制档案一般应由档案馆负责办理。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人。

(五)重要珍贵历史档案一般不提供原件利用，只提供备件及复制件，如有特殊需要使用原件的，应经档案馆领导批准。

第五章　奖励与处罚

第二十一条学校对档案工作做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案收集、整理、保护、利用等方面做出显著成绩的；

(二)将重要档案或珍贵档案捐赠在档案馆的；

(三)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十二条 有下列行为之一的，按照《档案管理违法违纪处分规定》追究责任：

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第六章附则

第二十三条本办法由学校档案馆负责解释。

第二十四条本办法自发布之日起施行。