上海立信会计金融学院学生档案管理工作细则

为加强学生档案管理工作，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》《上海立信会计金融学院学生档案管理办法》等相关档案法规，结合我校实际，特制订本工作细则：

一、学生档案利用

1．辅导员如需查阅学生档案，需要辅导员持本人工作证，经我馆登记审核后，方可查阅。

2.学校相关部门如需查阅学生档案，需要由该生的辅导员陪同，并出示查阅人本人工作证，经我馆登记审核后，方可查阅。如辅导员无法亲自到场，需学院出具学生档案查阅申请书（档案馆网站-下载专区），方可查阅。

3.用人单位前来政审查阅学生档案,需要由该生的辅导员陪同，并出示用人单位介绍信及查阅人的有效身份证件，经我馆登记审核后，方可查阅。如辅导员无法亲自到场，需学院出具学生档案查阅申请书（档案馆网站-下载专区），方可查阅。

4.学生档案材料原则上不能外借，如因特殊情况需要将部分档案材料外借，应由该生辅导员出示相关证件，经档案馆审核后登记，并提交经学院盖章的《学生档案材料外借申请单》（档案馆网站-下载专区），放入学生档案袋中。外借档案材料由辅导员归档后，将《学生档案材料外借申请单》从学生档案袋中抽出，《学生档案材料外借申请单》由档案馆存档。

5.学生个人不能查阅本人的档案材料。

6.利用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

二、遗留毕业生档案转递办理

1.遗留毕业生档案如需转档，档案馆先确定学生档案袋是否封袋，如档案未封袋，需要院系相关人员查看档案袋里材料是否齐全，待材料齐全后由院系相关人员封袋。

2.学生提供毕业生档案的寄送地址，可以通过如下两种方式：

（1）学生与招生与就业办公室联系，开具学生档案迁移申请单；

（2）学生本人将调档函、身份证正反面、毕业证书电子版发送到dag@lixin.edu.cn。

3.档案馆根据以上两种方式提供的地址进行寄送。

三、应届毕业生档案转递办理

应届毕业生档案由院系辅导员归档完毕并封袋后，档案馆根据招生与就业办公室提供的学生档案转递地址进行批量寄送，档案馆应及时通过短信将EMS快递单号告知学生，并将EMS快递单号公布在档案馆网站供学生查询。

四、退学、转学学生档案转递办法

1.办理学生出示学生证、身份证；委托他人办理的，需有当事人、委托人的双方有效证件和委托书。

2.档案馆将退学证明和成绩单装进档案袋并封袋。

3.档案馆根据学生提供的档案转寄地址进行转递。

五、党建材料转递办法

学生毕业后，学籍材料应该和党建材料合并在一起，并且同时转出，党建材料原则上不单独转出，如特殊要求，组织部需开具学生党员材料单独寄出信息表给档案馆，档案馆确定党员材料封袋后，根据组织部提供的信息表进行寄送。

六、档案转递方式

中国邮政速递（EMS）学生档案专线寄送毕业生档案。学生档案通过EMS寄送，原则上不允许交本人（含亲属）自带。

七、档案去向查询

1.应届生档案批量寄出后，档案馆会通过手机短信告知学生EMS快递单号，学生也可通过档案馆网站查询。

2.上川路校区拨打021-33935408查询，文翔路校区拨打021-67705326查询。

3.学生本人必须关注自己的档案去向（留校或寄出）。档案寄出后一个月内，请根据EMS快递单号查询档案是否成功寄送到目的地。

八、关于学生档案退档的处理

1.档案馆只接收在投递过程中因地址错误无法投递，或投递时被对方当场拒收，由邮递员原路退回的档案，档案馆应及时跟招生与就业办公室联系，告知被退档学生名单。这些被退的学生档案转递按照遗留毕业生档案转递办法办理。

2.除了以上情况，其他已经被对方签收的档案，如需再次通过档案馆进行重新寄送，需要院系辅导员对档案进行检查，完成审核，封好档案袋，再交到档案馆办理转寄申请，转寄申请按照遗留毕业生档案转递办法。

九、联系方式

上川路校区学生档案室：021-33935408

文翔路校区学生档案室：021-67705326